【仕事効率化】Googleタスク ToDoリストのメリット・デメリットとその使い方

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smartphone-570507_640ToDoリスト・タスクリスト。いわゆる「やることリスト」。最近私はきっちりとGoogleタスクに書き出して消化するようにしています。

以前は使うことがなかったのですが、オフィスワークをしているとやってることの途中にさらにタスクが割り込んでくることが多々あるため整理するために始めました。

そのメリットとは・・・”うっかり忘れずに仕事をこなしていける”。当たり前のことですが、脳みそで覚えるだけよりも確実にタスク管理できるようになります。

しかし、ただ書き出すだけでは書いてあるだけで消化できていないタスクがどんどん溜まっていくという現象に陥ります。というか陥りました。

これを回避する方法、タスクリストの活用法をメモ書きも兼ねて記しておきます。

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Googleタスクを使うメリット

Googleタスク

やはりツールを使う上でメリットとデメリットは把握しておきたいですね。Googleタスクについて個人的に思うメリット・デメリットは・・・

メリット

  1. タスクを忘れない
  2. リマインダーを設定すれば直前に通知してくれる
  3. 並べ替えが簡単
  4. Googleアカウントがあればどんな端末でも確認できる
  5. 達成したときに達成感が実感しやすい

2.が一番大きいです。スマホがあればいつでもどこでも確認できることはもちろん、会社でPCからログインしておけばいちいちスマホを取り出す必要もない。

デメリット

  1. スマホやPCが閲覧できない状況下では確認できない
  2. タスクに頼り切ると自分自身で覚えてない
  3. 達成できていないタスクが溜まると精神的によくない

例えば接客業、スマホいじってられる状況ではないですね。業種によってはローカルな手帳とかのほうが 便利なこともあります。list-372766_640

2. は人によりけりですが、私はちょいちょい忘れてます(笑)。晩御飯の買い物を頼まれたときに「忘れないようにタスクリストにメモしておこう」とメモしたはいいが、スマホを車に忘れて「まぁなんとなく覚えてるしー大丈夫だろ」と買い物を済ませたあとでリストを見ると・・・orz みたいなことになったりしました。

現代人では当たり前になりつつありますが、スマホ無しでは生きれない領域に足を踏み入れつつあります。

デメリットのほうが長文になってしまいましたが、オフィスワークかつ常にスマホを持っている人ならメリットの方がはるかに大きいと思います。

タスクリストを記入する時に注意すべき4つのこと

短期間に達成できるものだけを記入する

今週中にこれをやろうというものだけを書き出します。それ以上先のものまで書き出すときりがない。タスクとプロジェクトを混同させてはいけません。

目標を達成するために必要な”やるべきこと”を具体的に書くのが正しいタスクリストの記入法です。

例えば、会議の準備をする と書くのではなく、そのためにやるべきこと ○○の資料を作成 などやることがはっきりしているものがタスクです。

こうすることで無駄に残り続ける減らないタスクリストを回避することができます。

個人的には1週間以内の物をタスクリストに記入し、それ以上先のものはカレンダーに記入しています。

優先順位で並べ替える

Googleタスクではドラックアンドドロップで簡単に並べ替えができます。

昇順・降順 は好みですが、仕事をしていく中で常に変動していく優先順位を視覚的にはっきりさせやすいのがローカルな手帳にはないGoogleタスクのメリットです。

締め切りを少し早めに設定する

締め切りが一か月以上ある夏休みの宿題。calendar-660670_640

学校側の締め切りとしては休み明けまでにできていればいいわけですが、これを自分自身で早めの期限を設定し達成することでより短期間に宿題を終わらせることができます。

そして、見直す時間もたっぷりあるし遊ぶ時間もたくさん作れます。

自分自身で期限を決めずだらだらやるもしくはギリギリでやるというのは、ミスの確立も高く、最悪妥協するという結果にもつながりかねません。

元ある期限よりも少し短めに余裕をもって設定するよう心がけましょう。

タスクリストに執着しすぎない

最後にこの心得が大事。7942728236_cc7029ac4d_o

タスクリストの利点は、やるべきことを整理整頓して”おちついて仕事に取り組める”こと。

仕事は必ずしもリストどおりには進んでいきません。

「やばい、やらなきゃいけない期間内に完了できない!」

「ああ、やるべきことがこんなにあるなんて!」

など、焦りを生じさせることになっては本末転倒です。

期限に間に合わせるために他人にタスクを分配することも大切。そこで 何をやってもらうべきか を決める参考にタスクリストを利用しましょう。

まとめ

さて、上記のことを要約するとこんなかんじ

  1. やるべきことを具体的に書く
  2. すぐ実行できることを書く
  3. 期限は少し短めに
  4. 優先順位で並べ替える
  5. リストどおりに進まないこともあることを心得ておく
  6. 他の人にも出来るタスクはうまく分配していく

どうでしょう。なんとなくGoogleタスクの使い方はイメージできたでしょうか。

タスクリストとうまく付き合って仕事効率化していきましょう!

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